Организация участия в выставке

12 марта, 2021

Участие в выставках является одной из важнейших составляющих PR-жизни компании. Это отличный способ произвести нужное первое впечатление и рассказать о себе.

Для того, чтобы получить желаемую отдачу от участия в выставке, необходимо правильно определиться, для начала, с самой выставкой. Становясь участником выставки, вы стремитесь получить «прямой доступ» к вашей целевой аудитории, поэтому первоочередной задачей для PR-менеджера является правильный выбор выставки, которая соберет наибольшее количество ваших потенциальных клиентов.

Предположим, что вы приняли решение об участии в той или иной выставке, определились с размером необходимой выставочной площади, выяснили все организационные моменты (например, условия ввоза и вывоза материалов) и оформили все необходимые документы. Следующим важным вопросом, который предстоит решить, станет организация работы сотрудников компании на стенде. Каждый посетитель приходит на выставку не только для того, чтобы собрать как можно больше бесплатной сувенирной продукции (хотя, и такие «прайз-хантеры», несомненно, присутствуют), и далеко не все ставят себе целью собрать как можно больше рекламных проспектов для досконального изучения их на досуге. Известно, что цель каждого покупателя – решение определенной «проблемы».

Выставка является своего рода магазином, где представлен набор товаров одной категории (или схожих по некому признаку категорий), и посетители выставки также приходят сюда с целью найти это решение. На выставке будут представлены конкуренты, и вас обязательно будут сравнивать с ними, поэтому ваша задача – приложить максимум усилий к тому, чтобы достойно представить вашу компанию. В первую очередь, каждому посетителю важно получить интересующую его информацию о компании, ее деятельности, товарах/услугах и т.д. Поэтому составлять список сотрудников, работающих на стенде и представляющих вашу компанию, нужно таким образом, чтобы каждый посетитель выставки смог получить ответ на любой вопрос: если у компании несколько направлений деятельности, старайтесь составить график работы таким образом, чтобы в одно и то же время на стенде присутствовали представители этих направлений. Кроме того, сотрудники должны уметь не только представить продукт/услугу, но и попросту быть доброжелательными и уметь общаться с людьми.

Обязательно нужно обратить внимание на внешний вид работников: он должен быть опрятным и представительным, также хорошо, если в одежде будет присутствовать фирменный стиль.

На выставках необходимо активно общаться с посетителями, а не просто сидеть на стуле и ждать, когда подошедший к вашему стенду сам станет вытягивать из вас информацию. Зачастую на стендах присутствует большое количество рекламных материалов, и рядовому посетителю выставки очень просто «потеряться в информации», поэтому обязательно спросите, чем вы можете ему помочь. Нужно помнить, что, как правило, общение с посетителем занимает около 2-3 минут, и за это время необходимо дать клиенту максимально лаконичную, но в то же время «емкую» информацию. Если вы сумеете заинтересовать его, то он, скорее всего, придет к вам после выставки.

Вы сможете привлечь больший интерес к вашей организации, если решите провести какую-то акцию в рамках выставки (и если акция будет действительно интересной, есть вероятность того, что организаторы выставки согласятся помочь вам) : лотерею, розыгрыш призов, конкурс «Лучший кто-либо», вариантов множество, и определиться с тем, что будет интересно именно вашей целевой аудитории, сможете только вы сами. Чем более интересной будет акция, и чем более значительными будут призы, тем больше вероятность собрать максимум участников, тем самым вызвав больший интерес к вам. Также это может послужить дополнительным информационным поводом для пиара компании: как для предварительного анонсирования планирующегося мероприятия, так и во время проведения акции, и, скажем, дальнейшего объявления победителей.

Конечно, даже при самом идеально спланированном мероприятии возможны сбои, и невозможно предвидеть все на 100%. Идеальных выставок тоже не бывает. Но нужно стремиться получить максимум отдачи от вложенных в нее средств. И если каждый участник будет понимать это, то, скорее всего, вы получите желаемый результат.