Как организовать пресс-конференцию

27 сентября, 2021

Как известно, средняя пресс-конференция приносит намного больше результатов, чем самый блестящий пресс-релиз. Однако и ее организация намного более затратна, как по денежным средствам, так и по силам сотрудников и, конечно же, по времени.

И не смотря на большую эффективность пресс-конференции, не стоит злоупотреблять и устраивать пресс-конференцию по любому поводу, иначе вы будете похожи на мальчика, который слишком часто кричал «Волк! Волк!»: в один прекрасный день, когда событие будет действительно важным, к вам никто не придет.

Что такое пресс-конференция?

Это встреча журналистов с представителями организаторов (гос. учреждений, коммерческих структур, общественно-политических организаций), цель которой – представить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о событии, явлении, проекте и пр. Она предполагает авторитетность источника новостей, дает журналистам возможность получить информацию «из первых рук», проверить сведения и получить комментарии специалистов.

Подготовка пресс-конференции

Будьте готовы к тому, что времени и сил на подготовку потребуется много. Как правило, для подготовки пресс-конференции создается специальная рабочая группа. Сама работа начинается за несколько недель.

Итак, повод для проведения конференции есть, и он достаточно важен и интересен не только в рамках вашей компании.

Далее вам необходимо: решить, где и когда будет проводится пресс-конференция (не забывайте, что даже место проведения может повлиять то, сколько журналистов к вам придет), кто из экспертов будет выступать, составить примерный список СМИ, которым тема может быть интересна. Необходимо заранее продумать даже то, что будет входить в пресс-кит (и если тезисы выступлений могут подождать и до последней недели, то ручки, сами папки, буклеты, какие-то специфические вещи лучше заказать заранее, чтобы за день до пресс-конференции не звонить в ужасе в типографии и не спрашивать, когда же все будет). И, естественно, следует решить, будет ли у вас фуршет. Если да, то искать компанию, которая его организует, лучше заранее.

В пресс-кит, кроме различной сувенирки и т.д., естественно, входят информационные материалы. Не забудьте подготовить и распечатать пресс-релиз события, официальные письма, имеющие отношения к событиям, речи экспертов, любые таблицы и графики, которые будут демонстрироваться в ходе конференции. Хорошо будет здесь смотреться и буклетик с общей информацией о компании (только не переусердствуйте и не перегрузите папку многочисленными цветными рекламками). Если листов А4 с тезисами и пресс-релизами получилось много, то имеет смысл сшить их вместе (и составить к ним оглавление), чтобы вашим гостям потом не пришлось их ронять, подбирать, теряя и перепутывая листочки…

Приглашение журналистов

Один из самых важных моментов подготовки к пресс-конференции. Прежде всего, вы составляете список изданий / журналистов, которым будет интересна ваша тема. Пытаться собрать всех вне зависимости от тематики смысла не имеет: во-первых, они точно не придут (например, какой компьютерный журнал пойдет на презентацию нового йогурта?), во-вторых, вы потратите и свое, и их время на общение, в-третьих, они еще и раздражены останутся вашей непрофессиональной работой.

Итак, список приблизительно готов (в процессе он процентов на 50 изменится, но это мелочи). Вы пишите приглашение на пресс-конференцию и начинаете его потихоньку рассылать. Через пару-тройку дней вы садитесь к телефону и начинаете всем звонить «Добрый день! Мы высылали приглашение, нам кажется, это очень любопытно, вашим читателям должно быть интересно, с кем пообщаться? Ага, да, здравствуйте, вот, приглашение высылали… Такое-то событие… Выслать еще раз? Конечно! Адрес, имя?». И, если у вас нет уже налаженных контактов в издании, будьте готовы к тому, что в каждое издание придется звонить 2-3-4 раза… Рассылку приглашений и обзвон, как мне кажется, имеет смысл начинать недели за три.

У вас получится список журналистов, который будет уже больше соответствовать правде :). Но за три-четыре дня до конференции пройдитесь по нему еще раз и узнайте, все ли в порядке, приедут ли они, знают ли они, куда ехать… В тех случаях, когда пресс-конференция проводится на закрытой территории, куда нужен пропуск, не забудьте сказать о том, что журналисту хорошо бы взять удостоверение.

И не переживайте: из аккредитовавшихся приедет половина – это уже хорошо. А аккредитуется – 1/3 от первоначального списка… Такие вот дела. Иногда просто зависть берет по отношению к пресс-конференциям Владимира Путина и их посещаемости. Ему уж точно никого не надо обзванивать, одной рассылки приглашений должно вполне хватать.

Работа на пресс-конференции

Из чего она состоит? Из встречи журналистов и приглашенных экспертов (не забудьте раздать бейджики и пресс-киты, проводить в зал, чтобы никто не заблудился и не чувствовал себя потерянным). Имеет смысл своих сотрудников брать примерно из расчета один к двум/трем приглашенным. Зачем это надо? Чтобы и до начала пресс-конференции, и во время фуршета свои сотрудники могли бы общаться с журналистами, донося до них какую-то более неформальную нужную вам информацию. Кроме того, это просто облегчит задачу налаживания контактов с изданиями.

На пресс-конференции обязательно должен быть модератор. Он будет и объявлять всех выступающих, и контролировать вопросы из зала и т.д., и т.п. Ему же можно поручить и еще одну, важную, с моей точки зрения, задачу: в ходе общения уже на фуршете он может наблюдать за всем залом и, видя «одинокого» журналиста, отправлять к нему своего сотрудника.

После пресс-конференции

Не забудьте еще раз связаться со всеми журналистами, аккредитовавшимся на пресс-конференцию и пришедшим на нее. Узнайте, какие дополнительные материалы им нужно выслать. Если человек к вам не пришел, возможно, это произошло по объективной причине, поэтому все равно ему позвоните, и узнайте, не выслать ли ему чего-нибудь и не поделиться ли какой-либо информацией…

Вот, в целом, и все. Удачи вам.